Sách Hay Nên Đọc

15 mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho người đi làm

Quản lý thời gian là cách chúng ta quyết định sử dụng thời gian của mình để tối đa hóa năng suất của bản thân trong việc đạt được các mục tiêu dài hạn nhất định.

Tất cả chúng ta đều muốn tận dụng tối đa 24 giờ chúng ta nhận được mỗi ngày. Tuy nhiên, một số người đạt được nhiều sự hạnh phúc, năng suất và thành công hơn – trong cùng một khoảng thời gian như mọi người khác!

Làm thế nào chúng ta có thể thành công hơn trong việc quản lý thời gian của mình? Chúng ta chỉ cần áp dụng một khái niệm, đó là: quản lý thời gian có ý thức.

Với 15 mẹo quản lý thời gian này, bạn có thể lập kế hoạch, thực hiện và quản lý ngày của mình và đạt được thành công lớn!

Mẹo số 1: Tạo một bảng kiểm toán thời gian.
Điều đầu tiên trước tiên: bắt đầu bằng cách tìm ra thời gian của bạn hoạt động như thế nào trong suốt cả ngày. Thường có sự khác biệt lớn giữa thời gian chủ quan và thực tế của bạn.

Bạn nên tải ứng dụng quản lý thời gian và theo dõi mọi thứ bạn làm trong một tuần.

Sau đó ngồi xuống, tải về các báo cáo và đánh giá chúng.

Với dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các khu vực để cải thiện. Ví dụ, bạn có thể dành quá nhiều thời gian để ngồi trong các cuộc họp không hiệu quả hoặc tham dự các nhiệm vụ ưu tiên thấp.

Điều này đưa chúng ta đến mẹo tiếp theo.

mẹo quản lý thời gian
Mẹo số 2: Trước khi họp hoặc gặp mặt, hãy xác định kết quả mong muốn của bạn.
Có một mục đích rõ ràng trong tâm trí trước khi bắt đầu các cuộc họp hoặc các cuộc gặp mặt. Nhóm của bạn sẽ lãng phí ít thời gian hơn bằng cách quay trở lại làm việc ngay khi bạn kết thúc những cuộc họp đó.

Khi bạn chưa xác định được kết quả mong muốn của mình, những cuộc gặp mặt hay những cuộc họp sẽ không đạt kết quả tốt nhất, do đó, nó chỉ đang lãng phí thời gian của bạn mà thôi.

Mẹo số 3: Đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ.
Hãy xem xét lại bảng kiểm toán thời gian của bạn và xác định các nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi.

Bằng cách đặt các ràng buộc thời gian cho các mục này, bạn sẽ tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Nếu bạn vẫn thấy mình vượt quá các giới hạn thời gian này, hãy kiểm tra quy trình làm việc của bạn và loại bỏ các việc lãng phí thời gian như nghỉ đột xuất.

sử dụng thời gian thông minh
Mẹo số 4: Lên kế hoạch cho cả tuần của bạn vào Chủ nhật.
Đi vào công việc với một kế hoạch trong tuần sẽ giúp bạn tập trung vào các ưu tiên. Bạn có thể dễ dàng chuyển từ suy nghĩ cuối tuần vô tư của mình sang một bộ não làm việc hiệu quả vào sáng thứ Hai.

Dành một vài phút vào Chủ nhật để tạo một kế hoạch cho cả tuần của bạn. Chữa sự trì hoãn bằng cách chia nhỏ các mục tiêu hàng tuần của bạn thành các nhiệm vụ hàng ngày, vì vậy bạn chỉ cần lướt qua danh sách này trong khi làm việc.

Mẹo số 5: Tạo một kế hoạch hàng ngày.
Sử dụng 30 phút đầu tiên trong ngày của bạn để tạo danh sách việc cần làm hàng ngày phù hợp với kế hoạch hàng tuần của bạn.

Tạo ra các mục danh sách của bạn như thể bạn đã hoàn thành chúng. Thủ thuật nhỏ này sẽ giúp bạn tăng thêm động lực.

Khi có một bản kế hoạch hoàn chỉnh hàng ngày, bạn sẽ biết được mình cần phải làm những gì, và không bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng cần phải hoàn thành.

Mẹo số 6: Hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trước tiên vào buổi sáng.
Hầu hết chúng ta đều thấy giờ làm việc đầu tiên của mình hiệu quả nhất – hãy đảm bảo sử dụng công việc của bạn một cách khôn ngoan! Thật kỳ lạ, bạn có thể tập trung dễ dàng hơn khi bộ não của bạn hoàn toàn tỉnh táo. Bộ não khởi động có ít năng lượng dư thừa để mơ mộng và lo lắng về các nhiệm vụ khác, nên hãy bắt đầu những nhiệm vụ quan trọng nhất vào lúc bộ não bạn tỉnh táo nhất.

Mẹo số 7: Ngăn chặn sự phiền nhiễu.
Sử dụng máy tính của bạn với chức năng không làm phiền khi làm việc với các nhiệm vụ tập trung. Hướng sự chú ý của bạn bằng cách chỉ làm việc tại một màn hình và chỉ mở một cửa sổ. Đi ngoại tuyến cũng có thể là một lựa chọn, nhưng đừng đi quá xa.

Ngoài ra, sự phiền nhiễu từ bên ngoài cũng có thể ảnh hưởng đến bạn. Vậy nên, hãy lựa chọn không gian là việc thật thoải mái, yên tĩnh, tránh để sự phiền nhiễu ảnh hưởng đến năng suất của bạn.

Mẹo số 8: Đừng phấn đấu cho sự hoàn hảo.
Khi mọi thứ phải hoàn hảo, liệu mọi thứ có thể đủ tốt? Chắc là không.

Để trở nên đặc biệt, bạn phải thất bại nhiều lần và học hỏi từ những sai lầm của mình. Hãy xem mọi nỗ lực như một thử nghiệm – một bước có giá trị trên hành trình của bạn, bất kể kết quả như thế nào.

đừng khiến bản thân mệt mỏi bởi sự hoàn hảo
Mẹo số 9: Đừng để bị treo lên bởi các chi tiết nhỏ.
Thay vì đắm chìm trong chủ nghĩa hoàn hảo, hãy ghi nhớ bức tranh lớn.

Tập trung vào các ưu tiên của bạn, không phải chi tiết từng phút cho công việc của bạn. Giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách việc cần làm của bạn và đừng đổ mồ hôi những thứ nhỏ nhặt.

Hãy nhớ kỹ “đừng để những chi tiết nhỏ ngáng đường bạn, và đừng quá lãng phí thời gian vào nó“.

Mẹo số 10: Lịch nghỉ giữa các nhiệm vụ.
Bộ não con người chỉ có thể tập trung trong khoảng 90 phút mỗi lần.

Lên lịch nghỉ ít nhất 90 phút một lần để tránh kiệt sức và duy trì năng suất cao trong suốt cả ngày.

Đừng xem thường việc lên lịch nghỉ giữa các nhiệm vụ, nó sẽ khiến bạn tỉnh táo hơn và đạt được kết quả tốt hơn trong công việc.

lên lịch nghỉ giữa các nhiệm vụ
Mẹo số 11: Tận dụng tối đa thời gian chờ đợi.
Nó xảy ra với tất cả mọi người: chúng ta chờ xếp hàng, phòng chờ, nhà ga sân bay, nhà ga, v.v.

Trả lời email trên điện thoại của bạn, bắt kịp các cuộc gọi điện thoại bị nhỡ, kéo dài / tập thể dục, thư giãn hoặc thiền định. Mang theo một cuốn sách và đọc. Nghe podcast trên điện thoại của bạn.

Đừng để cho khoảng thời gian chờ đợi khiến bạn chần trừ.

 Mẹo số 12: Sắp xếp email của bạn.
Những người có hộp thư lộn xộn dành rất nhiều thời gian cho email hơn những người khác.

Cách tốt nhất để tăng tốc độ liên lạc qua email và lãng phí ít thời gian hơn cho các trao đổi không cần thiết là tổ chức hộp thư đến của bạn.

Gmail cung cấp nhiều tính năng giúp bạn quản lý hòm thư của bạn. Hãy xem một số thủ thuật sẽ giúp bạn sàng lọc, sắp xếp và trả lời email nhanh hơn.

Lưu trữ email có thể chứa một số thông tin quan trọng nhưng không cần câu trả lời ngay lập tức.
Tạo các nhãn có thể thao tác như URGENT, WAITING, NEEDS ACTION.
Sử dụng Bộ lọc để tự động gán Nhãn cho thư đến dựa trên người gửi hoặc một số thông tin / từ khóa khác có trong đó.
Bạn thậm chí có thể gắn nhãn tất cả các bản tin bằng cách thiết lập bộ lọc cho mỗi email có chứa từ Hủy đăng ký.
Bật Phản hồi và tạo mẫu từ các email mà bạn đã gửi hơn hai lần. Bạn có thể tùy chỉnh chúng trước khi gửi chúng đi nhưng có một phác thảo chung trước khi bạn bắt đầu sẽ tăng tốc quá trình đáng kể.

Mẹo số 13: Tập thể dục thường xuyên.
Thể thao giúp bạn xử lý các tác nhân gây căng thẳng hàng ngày.

Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng các buổi tập thể dục ngắn và cường độ cao có thể có lợi như những buổi tập dài hơn. Dành thời gian dành cho các bài tập ngắn – ít nhất là mỗi ngày.

Mẹo số 14: Lên lịch thời gian thư giãn.
Thoát khỏi vòng xoáy của công việc, dành một chút thời gian trong yên tĩnh và tắt bộ não làm việc của bạn.

Bạn sẽ ngạc nhiên về những tác động tích cực mà thời gian yên tĩnh có thể có đối với các quy trình sáng tạo của bạn. Thiền giúp bạn áp dụng một con mắt mới và có được những hiểu biết mới về công việc của bạn.

lên lịch thư giãn
Mẹo số 15: Học cách nói Không.
Thời gian của bạn là quý giá. Đừng lãng phí nó cho những người và các dự án mà không phù hợp với nhiệm vụ và mục tiêu của bạn.

Thay vì tự động chấp nhận lời mời và lời đề nghị, hãy nói, “Tôi sẽ kiểm tra lịch trình của mình và báo lại cho bạn sau”

Cụm từ đơn giản này sẽ giúp bạn có thời gian để đánh giá các đề nghị và đưa ra quyết định thông minh.

Back to top button